Il n'existe pas une méthode unique de classement et chaque organisation peut adopter son propre système en fonction de son activité, du volume de documents et du nombre d'intervenants qui utilisent les documents comptables.
Toutefois, on peut globalement toujours distinguer :
les "documents permanents" qui sont tous les documents qui concernent plusieurs exercices comptables. Il s'agit des contrats et des factures d'achats d'immobilisations. Les contrats, qui ne sont pas des "pièces comptables" à proprement parler permettent toutefois de justifier un état de fait. Par exemple, un contrat de téléphonie permet de vérifier qui est le preneur, s'il s'agit d'un contrat professionnel ou privé, etc. De même, un contrat de vente permet de démontrer les termes convenus avec un client pour justifier par exemple une provision de garantie ou l'avancement d'un projet pour évaluer des travaux en cours.
les "documents annuels" qui se classent généralement par nature et par ordre chronologique ou alphabétique :
les avis bancaires
le journal de caisse, avec les tickets justificatifs
les factures émises (factures clients)
les factures reçues (factures fournisseurs)
les notes de frais, accompagnées des tickets
les salaires et charges sociales
les calculs effectués en fin d'année pour comptabiliser les écritures de bouclement (amortissements, provisions etc.)
Nous te recommandons de créer au minimum 2 classeurs : un "documents permanents" et un "classeur annuel", avec des sections distinctes pour classer chaque type de document.
Je te conseille vivement de t'assurer que tu as bien enregistré l'ensemble de tes pièces et qu'elles restent lisibles pendant 15 ans. Si tu as un doute, et même si tu es écolo, je te conseille d'imprimer (et attention au papier thermique des tickets de caisse qui devient illisible avec le temps et qu'il est recommandé de scanner)...
Si tu ne t'en sors pas, la-fidu.ch peut t'aider à mettre en place une systématique. Pense à nous contacter ;-)
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