Et la numérasse ? Je peux jeter mes classeurs papier ?

La numérasse se classe comme la paperasse.

Tu peux créer un dossier "courrier entrant/ inbox / A traiter" dans lequel tu mettras au fur et à mesure tous les documents électroniques que tu reçois. Pense aussi à scanner toutes les pièces physiques : ticket de caisse, factures papier, contrats etc.

Après la saisie dans la comptabilité, tu peux classer tes pièces. Tu peux par exemple créer des dossiers électroniques qui correspondraient à tes classeurs physiques :

• un dossier électronique "documents permanents"

• un dossier électronique par année, avec les sous-dossiers clients, fournisseurs, banque etc.

(voir aussi la FAQ sur le classement de la paperasse)

Tu peux conserver toutes tes pièces et ta compta en version électronique mais tu dois pouvoir en tout temps présenter tes documents à l'administration (art. 6 al.1 OLICO : "Jusqu’à la fin du délai de conservation, toute personne autorisée doit pouvoir, en tout temps et dans un délai raisonnable, consulter et vérifier les livres et les pièces comptables").

Certains logiciels de gestion et de comptabilité online comme Bexio proposent d'attacher les pièces comptables aux écritures. Elles sont alors sauvegardées chez ton prestataire. Dans ce cas, je te recommande de t'assurer que tu pourras y accéder en tout temps et pendant 10 ans (voir 15 ans si une procédure est ouverte). Il en va de même de tes avis bancaires qui ne sont généralement disponibles que pendant 2 ans sur ton e-banking. En cas d'ouverture d'une procédure par l'administration, tu devras produire les pièces (potentiellement sur les 15 dernières années) et la banque te facturera l'édition des documents antérieurs à 2 ans.

Je te conseille vivement de t'assurer que tu as bien enregistré l'ensemble de tes pièces et qu'elles restent lisibles pendant 15 ans. Si tu as un doute, et même si tu es écolo, je te conseille d'imprimer (et attention au papier thermique des tickets de caisse qui devient illisible avec le temps et qu'il est recommandé de scanner)...

Attention aux sauvegardes des données (backup) : le cloud peut être une bonne option (Dropbox, Google Drive, Onedrive, etc.). Il est aussi important de choisir des formats standard (p. ex. pdf)... que tu pourras rouvrir dans 10 ou 15 ans !!