Par exemple, je fais ma compta de l'année passée et vois que mon fournisseur de matériaux m'a envoyé en janvier la facture pour la marchandise que j'avais achetée au mois de novembre. Comment faire ?
Tu dois comptabiliser un passif transitoire pour tenir compte de la charge dans le bon exercice comptable. Tu passes donc l'écriture : 4000 (charges de matériel) à 2300 (charges à payer) à la date de la clôture de l'exercice, le 31 décembre. L'année suivante, au 1er janvier, tu extournes cette écriture en passant l'écriture exactement opposée : 2300 (charges à payer) à 4000 (charges de matériel).
Quand tu recevras la facture au mois de janvier, tu la comptabiliseras normalement : 4000 (charges de matériel) à 2000 (Créanciers). La charge dans le compte 4000 sera alors à 0, car compensée par l'extourne que tu auras faite au 1er janvier. Tout simple !
Le plus difficile est de t'assurer de l'intégralité des charges qui ne t'ont pas été facturées mais qui sont déjà engagées à la date de la clôture, comme ta facture de matériaux. En pratique, tu peux :
essayer de te remémorer tes achats non facturés
comparer avec l'année précédente (certains fournisseurs te facturent toujours avec un délai : Swisscom, par exemple)
vérifier dans tes charges que tu as bien le coût pour les 12 mois (p. ex 12 loyers)
vérifier qu'il ne te reste pas de bon de livraison non encore facturé
attendre quelques jours avant de faire ta compta pour laisser le temps à chacun de t'envoyer sa facture (voir FAQ C3 "A quelle fréquence je dois faire la compta ? Et quand dois-je effectuer mon bouclement ?")
Je te rappelle que les charges qui n'ont pas été comptabilisées ne peuvent en principe pas être déduite l'année suivante de ton bénéfice imposable... Ce serait dommage d'oublier une facture...
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